Polityka prywatności

Wersja 1.0, obowiązuje od 2026-10-06. Dokument realizuje obowiązek informacyjny z Art. 13 i 14 RODO.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Flowbity sp. z o.o. z siedzibą pod adresem os. Jana III Sobieskiego 40/2N, 60-688 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001225616, NIP 9721376119, REGON 544047871, kapitał zakładowy 5 000,00 zł.

Kontakt w sprawach ochrony danych: admin@flowbity.com. Serwis: https://servavio.com.

2. Dwie role: administrator i podmiot przetwarzający

Jako administrator przetwarzamy dane osób, które zakładają konto i z niego korzystają (właściciele firm, administratorzy, zaproszeni pracownicy), dane do faktur oraz dane techniczne związane z bezpieczeństwem.
Jako podmiot przetwarzający przetwarzamy dane osobowe, które firma korzystająca z Servavio sama wprowadza do usługi (np. w zdjęciach, uwagach lub danych osoby odpowiedzialnej za produkt). Administratorem tych danych jest ta firma, a zasady określa Umowa powierzenia przetwarzania danych.

Usługa nie pobiera zamówień ani danych kupujących z platform sprzedażowych.

3. Jakie dane przetwarzamy

Dane konta: adres e-mail, hasło w postaci skrótu (bcrypt), nazwa firmy, NIP, rola w firmie, informacja o potwierdzeniu adresu e-mail.
Akceptacja dokumentów: wersja zaakceptowanego Regulaminu, Polityki prywatności i Umowy powierzenia, data i adres IP.
Dane do faktur: nazwa firmy, adres, NIP, kwoty i daty.
Treści wprowadzane do usługi: zdjęcia części i etykiet, numery części, uwagi sprzedawcy, tytuły i opisy ofert, ceny, lista pasujących pojazdów, ustawienia sprzedaży.
Połączenie z platformą sprzedażową: tokeny dostępu do konta Allegro, przechowywane w postaci zaszyfrowanej.
Dane techniczne: adres IP, identyfikatory sesji, dziennik czynności na koncie (kto, co i kiedy zrobił), logi serwera.
Formularz kontaktowy na stronie: adres e-mail lub numer telefonu (co najmniej jedno), nazwa firmy (opcjonalnie), strona, z której wysłano zgłoszenie, adres IP, przeglądarka, data i potwierdzenie zgody na kontakt.

Dane pochodzą od osoby, której dotyczą, albo, w przypadku zaproszonego pracownika, od administratora konta firmy, który podał jego adres e-mail.

4. Cele i podstawy prawne

Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usługi (konto, logowanie, publikowanie ofert, wsparcie) - Art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną; wobec osób działających w imieniu firmy (reprezentanci, pracownicy) - Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz uzasadniony interes w wykonaniu umowy z tą firmą.
Rozpoznawanie części, odczyt etykiet ze zdjęć (OCR), propozycje kategorii, parametrów, pojazdów i opisów z użyciem Vertex AI / Gemini - Art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, jak wyżej.
Faktury VAT i KSeF - Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przepisy podatkowe i o rachunkowości). Faktury są przekazywane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) prowadzonego przez Ministerstwo Finansów.
Wiadomości związane z kontem (potwierdzenie adresu, reset hasła, zaproszenie, informacje o zmianach dokumentów i o rozliczeniach) - Art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.
Odpowiedź na zgłoszenie z formularza kontaktowego (oddzwonienie lub e-mail w sprawie usługi) - Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy) wobec przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, a wobec osób działających w imieniu firmy - Art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Zgłoszenie wymaga zaznaczenia zgody na kontakt; zgłoszenia nie służą do wysyłki marketingowej.
Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, dziennik czynności i logi - Art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń - Art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Nie wysyłamy wiadomości marketingowych i nie profilujemy użytkowników.

5. Odbiorcy danych

Pełna lista dostawców z lokalizacjami: Podprocesorzy. W skrócie:

netcup GmbH (Niemcy) - serwer, na którym działa aplikacja, baza danych, pliki i logi.
Google Cloud (Vertex AI / Gemini) - przetwarzanie zdjęć części i etykiet, numerów, uwag sprzedawcy i danych oferty w celu przygotowania propozycji. Część zapytań korzysta z wyszukiwarki Google (ugruntowanie odpowiedzi w wynikach wyszukiwania).
Resend (USA) - wysyłka wiadomości e-mail; otrzymuje adresy e-mail i treść wiadomości, bez imion i nazwisk.
Fakturownia (Polska) - wystawianie faktur; otrzymuje dane do faktur.
Stripe - wyłącznie po uruchomieniu płatności online, które nie są obecnie dostępne.
Allegro - na polecenie użytkownika przesyłamy na jego własne konto Allegro oferty i zdjęcia. Allegro przetwarza je jako odrębny administrator, na podstawie umowy użytkownika z Allegro.
Ministerstwo Finansów (KSeF) - odrębny administrator danych z faktur.

Kopie zapasowe i archiwum zdjęć przechowujemy na własnym urządzeniu Usługodawcy w Polsce. Do zewnętrznych katalogów części (m.in. eBay i katalogi producentów części) wysyłamy wyłącznie numery części, bez danych użytkownika.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Vertex AI / Gemini działa na globalnym punkcie dostępowym Google Cloud, więc dane mogą być przetwarzane poza EOG, w tym w USA. Przekazanie zabezpieczają standardowe klauzule umowne (SCC) włączone do Cloud Data Processing Addendum (Art. 46 RODO). Zgodnie z warunkami Google Cloud dane klientów nie służą do trenowania modeli Google; przy zapytaniach korzystających z wyszukiwarki Google zapytanie i odpowiedź są przechowywane przez Google do 30 dni.

Resend przetwarza adresy e-mail i treść wysyłanych wiadomości w USA, na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) i programu EU-US Data Privacy Framework. Pozostałe dane przetwarzamy w EOG.

7. Okres przechowywania

Dane	Jak długo
Konto, treści i ustawienia	Do usunięcia konta, a potem jeszcze 30 dni, w których konto można przywrócić. Po tym terminie dane są trwale usuwane.
Pliki zdjęć na serwerze	Usuwane z serwera 48 godzin po opublikowaniu oferty (zdjęcia są wtedy na platformie sprzedażowej), a zdjęcia części nigdy nieopublikowanych po 14 dniach. Kopia archiwalna zdjęć pozostaje do trwałego usunięcia konta.
Kopie zapasowe bazy danych	Wygasają w rotacji; najstarsza kopia ma nie więcej niż 12 miesięcy.
Dziennik czynności na koncie	365 dni.
Logi serwera	30 dni.
Zgłoszenia z formularza kontaktowego	12 miesięcy od wysłania; jeśli dojdzie do założenia konta, dalej jak dane konta.
Faktury i dokumenty księgowe	5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy (przepisy podatkowe i o rachunkowości). Ten obowiązek ma pierwszeństwo przed żądaniem usunięcia.
Dane potrzebne do obrony przed roszczeniami	Do upływu terminu przedawnienia roszczeń.

8. Usunięcie konta i eksport danych

Administrator konta firmy może pobrać dane („Eksport danych") i usunąć konto w ustawieniach usługi. Można też napisać na admin@flowbity.com.
Z chwilą usunięcia blokujemy logowanie i kasujemy tokeny dostępu do Allegro. Oferty opublikowane na Allegro pozostają na koncie Allegro użytkownika i nie są już przez nas synchronizowane.
Przez 30 dni konto można przywrócić, pisząc na adres kontaktowy. Po tym terminie trwale usuwamy części, zdjęcia (także z archiwum), oferty, ustawienia i konta użytkowników, którzy nie należą do innej firmy.
Dłużej pozostają tylko: kopie zapasowe do wygaśnięcia w rotacji, dziennik czynności przez 365 dni oraz dokumenty księgowe.

9. Twoje prawa

dostęp do danych i ich kopia (Art. 15),
sprostowanie (Art. 16),
usunięcie (Art. 17), z wyjątkiem danych, które musimy przechowywać z mocy prawa,
ograniczenie przetwarzania (Art. 18),
przeniesienie danych (Art. 20),
sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (Art. 21).

Żądania prosimy kierować na admin@flowbity.com. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. Jeżeli Twoje dane wprowadziła do usługi firma, w której pracujesz lub z którą współpracujesz, żądanie przekażemy tej firmie jako administratorowi.

10. Skarga do organu nadzorczego

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

11. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie adresu e-mail, hasła i nazwy firmy jest dobrowolne, ale konieczne do założenia konta. Dane do faktury są wymagane przez przepisy, gdy wystawiamy fakturę.

12. Zautomatyzowane przetwarzanie

Usługa automatycznie przygotowuje propozycje dotyczące części i ofert (odczyt numerów, kategoria, parametry, pasujące pojazdy, opis). Dotyczą one towarów, nie osób. Nie podejmujemy wobec nikogo decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotne (Art. 22 RODO), i nie profilujemy.

13. Informacja dla zaproszonych pracowników

Jeżeli dostałeś zaproszenie do konta firmy, Twój adres e-mail podał nam administrator tego konta. Przetwarzamy go, aby wysłać zaproszenie i umożliwić Ci pracę na koncie firmy (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Administrator konta widzi Twój adres e-mail, rolę oraz czynności, które wykonujesz na koncie firmy. Przysługują Ci prawa opisane w punkcie 9.

14. Pamięć przeglądarki, pliki cookies i statystyki odwiedzin

Serwis nie używa plików cookies analitycznych ani reklamowych i nie osadza narzędzi zewnętrznych dostawców reklamowych. W pamięci przeglądarki (localStorage) zapisujemy wyłącznie dane niezbędne do działania usługi: tokeny sesji logowania, wybraną firmę, język interfejsu oraz informację, że zapoznano się z komunikatem o pamięci przeglądarki. Token sesji trafia wyłącznie do naszego API, a wylogowanie usuwa tokeny. Takie przechowywanie jest ściśle niezbędne i nie wymaga zgody (art. 5 ust. 3 dyrektywy 2002/58/WE).

Statystyki odwiedzin prowadzimy narzędziem Umami zainstalowanym na naszym własnym serwerze (umami.flowbity.com, ten sam dostawca hostingu co aplikacja). Umami nie używa plików cookies ani pamięci przeglądarki, nie śledzi użytkownika między serwisami i nie przekazuje danych podmiotom trzecim. Zapisujemy adres odwiedzonej strony, stronę odsyłającą, typ przeglądarki i urządzenia, kraj ustalony z adresu IP oraz zdarzenia takie jak kliknięcie przycisku rejestracji lub wysłanie formularza kontaktowego. Adres IP służy wyłącznie do wyliczenia dziennego, anonimowego skrótu odróżniającego odwiedziny i nie jest przechowywany. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w mierzeniu, jak używany jest serwis (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO); nie profilujemy i nie łączymy statystyk z kontem użytkownika. Aktualizacja treści tego punktu: 6 października 2026.

15. Zmiany Polityki

Każda wersja Polityki ma numer i datę. O istotnej zmianie informujemy e-mailem lub komunikatem w usłudze i prosimy o potwierdzenie zapoznania się z nową wersją przy logowaniu.